3CX – Ansage konvertieren & einrichten

3CX Audioformat-Anforderungen

3CX ist bei Audiodateien besonders streng. Dateien, die nicht exakt den Vorgaben entsprechen, werden beim Upload abgelehnt oder führen zu Wiedergabeproblemen. Die Anforderungen gelten einheitlich für alle Ansagetypen – Begrüßung, IVR, Warteschleife und Wartemusik:

• Dateiformat: WAV (RIFF/WAVE)
• Kodierung: PCM (unkomprimiert)
• Samplerate: 8.000 Hz
• Bittiefe: 16 Bit
• Kanäle: Mono (1 Kanal)

MP3-Dateien, Stereo-Dateien oder Aufnahmen mit höherer Samplerate werden von 3CX nicht akzeptiert. Auch WAV-Dateien mit abweichender Kodierung (z. B. A-Law oder mu-Law) können Probleme verursachen – 3CX erwartet ausschließlich PCM.

Mit dem kostenlosen Online-Konverter auf audiokonverter.com wandeln Sie jede Audiodatei mit einem Klick ins korrekte 3CX-Format um. Wählen Sie das Preset „3CX" und die Konvertierung erfolgt automatisch mit den richtigen Parametern.

Ansage in 3CX hochladen

Nachdem Sie Ihre Audiodatei ins richtige Format konvertiert haben, laden Sie sie wie folgt in die 3CX-Verwaltungskonsole hoch:

1. Melden Sie sich in der 3CX-Administrationskonsole (Webclient) an.
2. Navigieren Sie zu Anrufverwaltung (bzw. „Office Manager" oder „Call Handling" je nach Version und Sprache).
3. Wählen Sie den Bereich, für den die Ansage bestimmt ist: Digitale Empfangsdame (IVR), Warteschlange oder Begrüßungsansage.
4. Klicken Sie auf Ansage hinzufügen oder Datei hochladen.
5. Wählen Sie Ihre konvertierte WAV-Datei aus.
6. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Begrüßung Hauptnummer" oder „Warteschleife Vertrieb").
7. Speichern Sie die Konfiguration und testen Sie die Ansage mit einem internen Anruf.

In 3CX Version 20 und neuer finden Sie die Ansagenverwaltung unter Admin > Ansagen. Von dort aus können Sie Dateien hochladen und den verschiedenen Rufgruppen, Warteschlangen und IVR-Menüs zuordnen.

Wartemusik in 3CX einrichten

3CX bietet eine eigene Wartemusik-Funktion, die Anrufern in der Warteschleife Musik oder eine gesprochene Ansage vorspielt. Die Wartemusik arbeitet im Playlist-Modus – Sie können also mehrere Dateien hinterlegen, die nacheinander abgespielt werden.

So richten Sie die Wartemusik ein:

1. Navigieren Sie in der Admin-Konsole zu Einstellungen > Wartemusik (Music on Hold).
2. Laden Sie eine oder mehrere WAV-Dateien hoch (jeweils im Format PCM, 16 Bit, 8.000 Hz, Mono).
3. Legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Dateien abgespielt werden.
4. Aktivieren Sie bei Bedarf die Schleifenwiedergabe, damit die Playlist nach dem letzten Titel wieder von vorn beginnt.

Achten Sie darauf, nur GEMA-freie Musik als Wartemusik zu verwenden. Bekannte Songs oder Radio-Musik sind urheberrechtlich geschützt und können zu Abmahnungen führen. Details dazu finden Sie in unserem Ratgeber GEMA-freie Musik für Telefonansagen.

IVR- und Auswahlmenü-Ansagen in 3CX

Ein IVR-Menü (Interactive Voice Response) leitet Anrufer per Tasteneingabe an die richtige Abteilung weiter. Die IVR-Funktion ist eine der Stärken von 3CX und lässt sich mehrstufig konfigurieren. Für jede Menüebene benötigen Sie eine eigene Ansagedatei.

Beachten Sie bei IVR-Ansagen folgende Punkte:

• Halten Sie die Auswahloptionen auf maximal vier bis fünf Möglichkeiten. Zu viele Optionen überfordern Anrufer.
• Nennen Sie zuerst die Abteilung und dann die Taste: „Für den Vertrieb drücken Sie die 1" ist verständlicher als „Drücken Sie die 1 für den Vertrieb".
• Bieten Sie immer eine Fallback-Option an (z. B. „Bleiben Sie in der Leitung, um mit der Zentrale verbunden zu werden").
• Das Audioformat muss auch hier exakt WAV PCM 16 Bit, 8.000 Hz, Mono sein.

Die IVR-Konfiguration finden Sie in der Admin-Konsole unter Digitale Empfangsdame (Digital Receptionist). Dort laden Sie die Ansage hoch und verknüpfen die Tastenoptionen mit Nebenstellen, Rufgruppen oder weiteren IVR-Ebenen.

Fertige IVR-Ansagen können Sie auf ansagen.ai per KI generieren oder auf anrufbeantworter24.com professionell im Tonstudio einsprechen lassen.

Häufige Fehler bei 3CX-Ansagen

Diese Probleme begegnen uns bei 3CX-Nutzern immer wieder:

Upload wird abgelehnt

3CX prüft das Audioformat strikt. Selbst kleine Abweichungen – etwa eine Samplerate von 8.001 Hz statt 8.000 Hz oder eine Kodierung als A-Law statt PCM – führen zur Ablehnung. Konvertieren Sie die Datei erneut mit dem audiokonverter.com Konverter und dem 3CX-Preset.

Ansage klingt verzerrt oder blechern

Das deutet auf eine falsche Samplerate oder Kodierung hin. Wurde die Datei etwa als 44.100 Hz WAV erstellt, aber nicht korrekt heruntergerechnet, entstehen Artefakte. Eine saubere Konvertierung mit dem richtigen Preset löst das Problem.

Wartemusik bricht ab oder wiederholt sich nicht

Prüfen Sie, ob die Schleifenwiedergabe in den Wartemusik-Einstellungen aktiviert ist. Wenn nur eine Datei hinterlegt ist und die Schleife deaktiviert wurde, hört der Anrufer nach dem Ende der Datei Stille.

IVR-Ansage wird nicht abgespielt

Stellen Sie sicher, dass die Ansagedatei in der IVR-Konfiguration korrekt zugeordnet ist. Manchmal wird die Datei zwar hochgeladen, aber nicht dem richtigen IVR-Menü zugewiesen. Überprüfen Sie die Zuordnung unter Digitale Empfangsdame > Ansage.

Dateien aus anderen Quellen werden nicht akzeptiert

Ansagen, die Sie als MP3 von Anbietern wie ansagen.ai oder anrufbeantworter24.com erhalten, müssen vor dem Upload in das 3CX-kompatible WAV-Format konvertiert werden. Nutzen Sie dazu den kostenlosen Online-Konverter auf audiokonverter.com.

Ansage für 3CX erstellen lassen

Sie benötigen eine neue Ansage für Ihre 3CX-Anlage? Diese Dienste liefern Ihnen fertige Audiodateien, die Sie anschließend mit dem Konverter ins passende Format bringen:

• ansagen.ai – KI-generierte Telefonansagen in wenigen Sekunden. Text eingeben, Stimme wählen, herunterladen und mit audiokonverter.com ins 3CX-Format konvertieren.
• anrufbeantworter24.com – Professionelle Ansagen aus dem Tonstudio mit echten Sprecherstimmen und optionaler Musikunterlegung.

Tipps zur eigenen Aufnahme und Textgestaltung finden Sie in unserem Ratgeber Telefonansage erstellen.

Häufige Fragen zu 3CX-Ansagen